Безболезненный переход с «1С:Документооборот 2» на редакцию 3.0

Если взглянуть на последние несколько лет развития цифровой эпохи в динамике, можно увидеть очевидный и неоспоримый факт - прогресс неизбежен. Владельцы смартфонов регулярно приобретают новые, более продвинутые модели гаджетов, а пользователи «винды» уже давно забыли про версии 97, XP и Vista. То же самое происходит и со всем программным обеспечением, в том числе профессиональными системами и сервисами.

Наверняка, кто-то из старожил помнит появление первой стабильной конфигурации «1С:Документооборот», которая вышла в далеком августе 2010 года и нумеровалась «1.0.8». А помните, какой технологический переворот, спустя 5 лет, принес с собой релиз «2.0»? Новый интерфейс, единый справочник «Документы», переработанная логика обработки файлов и много всего другого потрясающего и невероятно удобного. А ещё через год, в мае 2016-го, 1С-ников покорило обновление до версии 2.1.

Следующего прорыва и уверенного шага вверх по лестнице прогрессивной оптимизации пришлось ждать долгих 8 лет. И вот в январе 2024-го он произошел вместе с выходом редакции «1С:Документооборот 3.0». Радикально новый дизайн интерфейса, переработанная система прав, ускоренные бизнес-процессы, расширенные инструменты совместной работы и т.д. 

Очень многие до сих пор продолжают с удовольствием работать в «двойке» и, почему-то, не спешат обновляться. Благодаря богатому опыту общения с клиентами, мы выяснили, что одной из главных причин является беспокойство, а в некоторых случаях даже настоящий страх, что переход на «тройку» сулит большие проблемы с переносом данных. Чаще всего сотрудники, ежедневно работающие с сервисом, думают, что его столь радикальное обновление непременно приведет к губительному простою, невозможности выполнять важные задачи и осуществлять неотложные бизнес-процессы.

Однако, не следует забывать о двух аксиомах. Первая – как уже было сказано вначале, прогресс неизбежен. Рано или поздно, если не 100%, то 99% пользователей точно перейдут на «1С:Документооборот 3.0». Возможно, последними станут те, кто сделает это в момент появления конфигурации уже «4.0», когда «2.0» будет выведена из эксплуатации и останется пылиться на цифровых полках истории.

Второй постулат еще более простой и очевидный – спрос рождает предложение. И, если существует потребность в решении определенной проблемы, то такое решение обязательно появится. Случилось это, спустя всего полгода после релиза «тройки» и имя ему «Модуль интеграции».

Не будем скрывать, путь, который предстоит преодолевать при переходе с редакции 2 на версию 3, сложен и тернист. В первую очередь, это связано с тем, что он не происходит через обычное обновление. Здесь речь идет о переносе данных. Если говорить о небольших предприятиях с относительно невысокими объемами документооборота и преобладанием типовых решений, то полностью перевести работу в «тройку» можно довольно быстро: всего за месяц или два. Однако, в крупных организациях с обширными и глубокими бизнес-процессами, пронизывающими все уровни менеджмента сразу в нескольких сферах бизнеса, требуется более глобальный и концептуальный подход.

Несмотря на то, что «Документооборот 3.0» значительно превосходит предыдущие версии по быстродействию, переход на него – это отдельная процедура, требующая на первом этапе правильной подготовки всей инфраструктуры. Придется учитывать самые разные индивидуальные особенности и аспекты деятельности предприятия, например, сезонность и связанную с ней пиковую нагрузку на систему. При планировании следует разбить глобальную задачу по обновлению на несколько этапов, определить наиболее комфортную очередность бизнес-процессов для переноса данных, не забыть про необходимость что-то настроить, где-то отмоделировать, кого-то обучить и т.п.

Ниже представлена испытанная на практике пошаговая блок-схема перехода на «Документооборот 3.0», которую мы рекомендуем использовать для оптимального внедрения модуля интеграции. Следует понимать, что, в зависимости от особенностей организации, внутри каждого этапа будут свои подпроцессы. Но общая логика последовательности должна быть именно такой.

1. Обновить базу ДО 2.1. Очистить архивы. Сделать Бэкап.
2. Развернуть и настроить базу ДО 3.0
3. Настроить обмен данными
4. В пустую базу 3.0 загружаются данные. Программа автоматически создает НСИ и документы в новой базе. Мигрировавшие документы не доступны для изменений.
5. Тестирование корректности переноса.
6. Корректировки: внести необходимые изменения в настройки автозаполнений, скрипты и т.д.
7. Обучение персонала
8. Начало работы в 3.0, завершение процессов в ДО 2

Вы можете использовать готовую bpmn-диаграмму в качестве исходного шаблона по ссылке и самостоятельно адаптировать её под себя, добавив неограниченное число подзадач внутри каждого блока.

Даже прекрасно понимая все неоспоримые преимущества и удобства третьей версии «Документооборота», многие ответственные лица и руководители до последнего откладывают решение о полноценном переходе, так как есть более простые альтернативные способы. Например, выполняя задачи через гиперссылки и электронную почту или посредством мобильных приложений. Самый распространенный вариант – использование бесшовной интеграции с типовой системой (ERP, УПП, ЗиУП и т.д.), когда выполнять задачи ДО можно, оставаясь внутри этой системы. Именно такая методика и применена в концепции работы модуля интеграции – возможность пользователю одновременно работать с документооборотом обеих конфигураций: и двойки, и тройки.

Допустим, в компании появляется новая задача – с сегодняшнего дня согласовывать авансовые отчеты или заявки на командировку в электронном виде. Данный бизнес-процесс запускается в ДО 3.0, а ответственные сотрудники имеют возможность работать с ним как в той же «тройке», так и из ДО 2.1, благодаря бесшовной интеграции обеих версий на один рабочий стол. Кроме того, модуль позволяет настраивать правила интеграции, когда старые правила продолжают оставаться в связке с «двойкой», а новые настраиваются по новым условиям и алгоритмам.

Наверняка, эта информация заставит кого-то задуматься о вероятности возникновения путаницы и, как следствие, дополнительного стресса у особо «капризных» сотрудников. Они зачастую не хотят что-то менять, отказываться от многолетних привычек, выходить из зоны комфорта, прилагать лишние усилия и переучиваться. Но любые подобные опасения оказываются сильно преувеличены и сходят на нет в момент, когда человек впервые сталкивается с данным процессом на практике. Всё остается в прежнем привычном виде, просто в определенной части документов появляется разделение: редакция 2, редакция 3, файлы 2, файлы 3 и т.п.

Причем, появившуюся «границу» можно полностью размыть, например, для рядовых специалистов с относительно узким и линейным функционалом. А полное понимание разности систем оставить для тех, кто запускает бизнес-процессы и работает непосредственно с документооборотом (юридический отдел, делопроизводство и т.д.)

Но даже такая удобная и во многом элегантная методика требует правильного применения, особенно в крупных предприятиях. Для плавного и безболезненного перехода между конфигурациями следует наиболее сложные и глубоко интегрированные процессы на первом этапе не трогать и оставить на текущей версии ДО. Начинать переводить в третью редакцию надо с новых бизнес-процессов и отчуждаемых документов. Именно по такому плану осуществляется переход на одном из крупнейших холдингов, который мы взяли в качестве наглядного практического примера успешного внедрения модуля интеграции.

Агропромышленный холдинг, обладая площадями в 900 тыс гектар, входит в ТОП-3 земельного банка России.  Основная учетная система – 1С:ERP АПК со сложным многоуровневым ИТ-ландшафтом. 1С:Документооборот 2.1 был внедрен несколько лет назад. За это время накопилось около 300 тысяч документов и 2 миллионов задач. При этом скорость наполнения системы составляет до 600 документов и 3500 задач в день. Для понимания масштабов ниже приведен развернутый маршрут действующего на предприятии бизнес-процесса по согласованию договора.

Первая попытка перейти на конфигурацию 3.0 была предпринята с помощью типового метода, но не увенчалась успехом. Возникло слишком много технических проблем и логических сложностей. Поэтому было принято единственное верное решение – начать с малого и попробовать применить модуль бесшовной интеграции на относительно простом бизнес-процессе – заведение пользователей в ERP. Когда всё получилось, и сотрудники освоили инструмент одновременной работы сразу двух конфигураций, он был применен к другому процессу – согласование контрагентов. На следующем этапе были перенесены ещё более сложные и многоуровневые блоки, такие, как юридическое согласование земельной собственности, состояние основных средств и т.п. А сегодня уже идет работа по переносу одного из самых трудоемких процессов – согласование договора, который планируется закончить в ближайшие два-три месяца.

Таким образом, одним из главных удобств модуля бесшовной интеграции является возможность поэтапного перехода с «1С:Документооборот 2.1» на редакцию 3.0. Сам по себе это очень сложный процесс, особенно, если действующая на предприятии конфигурация интегрирована ERP или иными решениями и не является типовой. Поэтому дробление большого массива данных, бизнес-процессов и подсистем на отдельные этапы позволяет осуществить переход максимально комфортно и безболезненно.

Кроме того, появилась возможность проводить аудит существующих бизнес-процессов, которые сложились исторически, и при переносе их улучшать, дорабатывать и исправлять, например, убрать неэффективные операции или исключить лишних в согласовании лиц. После этого оптимизированные процессы можно продолжать вести в редакции 3.0. Нельзя забывать и о том, что могут возникать проблемы и ошибки. И, если вдруг что-то пошло не так, всегда можно откатиться к старым правилам и продолжить работать в прежней конфигурации.

Отдельно необходимо отметить, что по просьбе заказчика разработчик модуля интеграции, компания «Концепт», доработала форму задач. Сейчас пользователи работают в одной форме и даже не замечают, в какой именно, «двойке» или «тройке», что не просто существенно снизило, а полностью исключило риски стресса у сотрудников. А у IT-отдела появилась возможность привлекать ресурсы в фоновом режиме, что позволило меньше отвлекаться от других проектов и задач.

Как видите, в принятии решения о переходе на версию «1С:Документооборот 3.0» руководителям чаще всего мешает известное выражение «у страха глаза велики». Однако, на практике всё оказывается намного легче, и шагать в ногу с прогрессом можно спокойно, уверенно и безболезненно. Главное, использовать для этого правильные инструменты и надежных, опытных исполнителей. Разработчики модуля бесшовной интеграции из компании «Концепт» помогут вам составить максимально комфортный и безопасный поэтапный план оптимизации бизнес-процессов при переходе на современную продвинутую конфигурацию документооборота.

По вопросам установки, настройки и возможностей модуля обращаться за консультацией лучше всего к тем, кто придумал и разработал данный сервис. То есть, к нам, в компанию КОНЦЕПТ