ЭТрН с 1 сентября 2026 года: Что изменится, и что за это будет?

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная — ЭТрН — перестает быть добровольным инструментом цифровизации. Для большинства коммерческих грузоперевозок она становится обязательным юридически значимым документом.

Это не очередной краткосрочный ИТ-тренд. Меняется сама модель взаимодействия грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов: вместо передачи бумаги участники перевозки должны последовательно формировать и подписывать электронные данные, которые поступают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Главное изменение

Правовое основание перехода — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он внес изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и автомобильном транспорте.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться:

• транспортные накладные при автомобильных перевозках;

• заказы и заявки на перевозку;

• поручения экспедитору;

• экспедиторские и складские расписки;

• транспортные железнодорожные накладные;

• авиационные грузовые накладные.

Таким образом, изменения касаются не только транспортных компаний. Требования распространяются на всех участников логистической цепочки: производителей, оптовые и розничные предприятия, дистрибьюторов, склады, грузополучателей, экспедиторов и организации, заказывающие перевозку наемным транспортом.

Официальное разъяснение о составе обязательных документов и порядке перехода размещено на сайте ФНС России.

Что представляет собой ЭТрН

ЭТрН — это электронная транспортная накладная, которая подтверждает заключение договора перевозки, принятие груза перевозчиком и его передачу грузополучателю.

Электронная накладная представляет собой не скан бумажного документа, а набор связанных структурированных файлов — титулов. Каждый участник формирует и подписывает свою часть документа:

1. Грузоотправитель указывает сведения о грузе и предстоящей перевозке.

2. Перевозчик подтверждает прием груза и сведения о транспортном средстве.

3. Грузополучатель фиксирует приемку, замечания, расхождения или отказ.

4. При необходимости создаются дополнительные титулы — например, при изменении водителя, автомобиля, стоимости или условий перевозки.

Документы формируются по утвержденным ФНС форматам. Актуальный перечень приведен на официальной странице ФНС.

Самостоятельное подключение предприятия к ГИС ЭПД не требуется. Обмен выполняется через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов — оператора ИС ЭПД. Он передает данные другим участникам перевозки и в государственную систему.

Почему ЭТрН — долгосрочный тренд

Обязательность — лишь один из факторов. Электронные перевозочные документы уже используются в промышленном масштабе. По данным Минтранса, к лету 2026 года через ГИС ЭПД было оформлено более 41 млн документов, а ежемесячный объем достиг 2 млн отправлений. В системе работали тысячи предприятий, включая крупнейшие торговые сети, маркетплейсы и перевозчиков.

Государство рассматривает ГИС ЭПД как источник данных для контроля и анализа транспортной отрасли. Бизнес получает более быстрый обмен документами и возможность автоматизировать логистические процессы.

Минтранс России выделяет следующие преимущества:

• ускорение взаиморасчетов с контрагентами;

• сокращение расходов на печать, пересылку и хранение документов;

• уменьшение простоев транспорта;

• снижение количества ошибок ручного ввода;

• повышение прозрачности перевозок;

• упрощение проверок;

• возможность оперативно получать сведения о статусе груза.

Поэтому спрос будет расти не только на услуги операторов ЭПД, но и на интеграцию с 1С, ERP, TMS и WMS, настройку электронных подписей, выпуск машиночитаемых доверенностей, обучение сотрудников и сопровождение нестандартных сценариев перевозки.

Что конкретно изменится в работе предприятия

Руководство

Переход на ЭТрН нельзя оставить исключительно бухгалтерии или ИТ-службе. Это межфункциональный проект, затрагивающий отгрузку, приемку, перевозку, договорную работу и расчеты.

Руководству необходимо:

• назначить владельца процесса и ответственных сотрудников;

• утвердить бюджет и график внедрения;

• выбрать оператора ИС ЭПД;

• определить, какие операции автоматизируются, а какие временно выполняются через веб-интерфейс;

• установить контрольные показатели: долю электронных перевозок, количество ошибок и время закрытия доставки.

Юридическая служба

Юристам потребуется пересмотреть договоры с перевозчиками, экспедиторами, поставщиками и покупателями.

В договорах следует закрепить:

• обязанность сторон использовать ЭПД;

• выбранный порядок обмена документами;

• сроки подписания титулов;

• действия при ошибках и технических сбоях;

• ответственность за некорректные или несвоевременно переданные сведения;

• порядок работы в роуминге между операторами;

• допустимые способы подтверждения полномочий подписантов.

Необходимо также определить, какие перевозки предприятия попадают под исключения и могут оформляться на бумаге.

Логистика и диспетчерская служба

Для логистов меняется сама последовательность запуска перевозки. Машина не должна отправляться до формирования необходимых титулов и получения данных для проверки документа.

Логистам придется:

• создавать или контролировать создание ЭТрН;

• проверять реквизиты перевозчика, водителя и автомобиля;

• отслеживать статусы подписания;

• обрабатывать замену водителя или транспортного средства;

• фиксировать переадресацию и изменение условий;

• контролировать получение документа всеми участниками цепочки.

Одна из важных особенностей: если груз доставляется в несколько точек, для разных партий и получателей могут потребоваться отдельные транспортные накладные. Минтранс отдельно указывает, что простое удаление части груза из уже оформленной ЭТрН действующим порядком не предусмотрено.

Склад и подразделение отгрузки

Кладовщик становится полноценным участником юридически значимого электронного процесса.

До выпуска автомобиля ему необходимо:

• проверить номенклатуру, количество, вес и упаковку;

• сопоставить фактический груз с данными ЭТрН;

• подтвердить передачу груза;

• зафиксировать расхождения до отправления автомобиля;

• убедиться, что перевозчик подписал свою часть документа.

Ошибку уже нельзя будет исправить ручкой на бумажном экземпляре. Для корректировки потребуется предусмотренный системой электронный сценарий.

Грузополучатель и приемка

Даже компания, которая только получает товар и не заказывает перевозку, должна быть готова к ЭТрН. Согласно разъяснениям ФНС, грузополучатель подписывает титул 3 и подтверждает результат приемки.

Сотрудникам приемки потребуется:

• получить доступ к сервису оператора;

• проверить груз и сведения документа;

• указать недостачу, повреждение или иное расхождение;

• своевременно подписать приемку;

• передать данные в учетную систему.

Если грузополучатель не подключен к обмену или у его сотрудника нет полномочий на подпись, документальная цепочка не завершится.

Перевозчик и водитель

Перевозчику необходимо обеспечить водителю доступ к данным ЭТрН и QR-коду.

После подписания первых титулов формируется QR-код, который предъявляется сотруднику ГИБДД или Ространснадзора. При отсутствии связи водитель может показать заранее сохраненное изображение QR-кода. Такой порядок описан на сайте Минтранса.

Водителям необходимо объяснить:

• где получить QR-код;

• как сохранить его для работы без интернета;

• как действовать при проверке;

• кому сообщать о замене автомобиля, водителя или маршрута;

• почему нельзя начинать перевозку с неподтвержденными данными.

Бухгалтерия и финансовая служба

Бухгалтерии больше не придется ожидать возврата бумажного оригинала от водителя или перевозчика. Подписанный документ поступает в электронный архив практически сразу.

Это позволяет:

• быстрее подтверждать факт оказания транспортной услуги;

• оперативнее акрывать реализацию и поступление;

• сокращать задержки оплаты перевозчику;

• автоматизировать сопоставление перевозки, заказа, акта и счета;

• быстрее находить документы при проверках и спорах.

При этом ЭТрН не отменяет автоматически остальные первичные документы. Предприятию необходимо определить, какие документы подтверждают перевозку, приемку товаров, стоимость услуг и расчеты в каждом конкретном договорном сценарии.

ИТ-служба и информационная безопасность

ИТ-подразделению предстоит выбрать один из вариантов работы:

• веб-сервис оператора;

• готовый модуль для 1С или другой учетной системы;

• интеграция через API;

• комплексная связь ERP, WMS, TMS и сервиса ЭПД.

Дополнительно потребуется настроить:

• квалифицированные электронные подписи;

• машиночитаемые доверенности для сотрудников;

• ролевую модель доступа;

• электронный архив;

• мониторинг недоставленных и неподписанных документов;

• резервный порядок работы при сбоях;

• защиту ключей электронной подписи.

Когда бумага останется допустимой

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 устанавливает восемь случаев оформления транспортной накладной, заказа и заявки на бумаге:

1. Перевозка грузов военного назначения с участием Минобороны.

2. Участие отдельных иностранных юридических лиц.

3. Каботажная перевозка иностранным перевозчиком из государства ЕАЭС.

4. Перевозка для личных, семейных или домашних нужд физического лица.

5. Подтвержденный технический сбой информационной инфраструктуры.

6. Отсутствие доступа к интернету в месте оформления.

7. Совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице.

8. Перевозка драгоценных металлов или драгоценных камней.

Это закрытые специальные случаи, а не возможность выбирать бумажный формат по соглашению сторон.

Что произойдет, если предприятие не подготовится

Главный риск — не размер отдельного штрафа, а невозможность нормально выполнять перевозки.

Возможные последствия:

• автомобиль не сможет своевременно выйти с грузом;

• водитель не получит корректный QR-код;

• грузополучатель не сможет подписать приемку;

• документ останется незавершенным;

• перевозчик не сможет вовремя подтвердить оказание услуги;

• увеличатся сроки расчетов;

• возникнут разногласия по количеству, состоянию и времени доставки груза;

• предприятию придется срочно подключать сотрудников и контрагентов;

• ручной ввод данных приведет к ошибкам и дублированию документов;

• крупные заказчики могут отказаться работать с неподготовленным поставщиком или перевозчиком.

Минтранс сообщил о не штрафуемом адаптационном периоде: до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы должны ограничиваться устным предупреждением. Однако ведомство отдельно подчеркивает, что это не юридическая отсрочка обязательного перехода. Требование начинает действовать именно 1 сентября 2026 года. Соответствующие разъяснения опубликованы Минтрансом России.

Почему начинать нужно до 1 сентября

По оценке ФНС, подключение контрагентов, настройка системы и тестирование процессов занимает от двух до шести месяцев. Недостаточно приобрести доступ к сервису за несколько дней до установленной даты.

Полноценный проект должен включать:

1. Аудит перевозок и документов.

2. Определение ролей и подписантов.

3. Выбор оператора ИС ЭПД.

4. Получение КЭП и оформление МЧД.

5. Настройку интеграции с учетной системой.

6. Подключение контрагентов.

7. Обучение логистов, кладовщиков, водителей и приемщиков.

8. Пилот на нескольких маршрутах.

9. Проверку нештатных сценариев.

10. Масштабирование на все перевозки.

Как КОНЦЕПТ поможет с переходом

Для предприятия внедрение ЭТрН — это не установка отдельной кнопки в учетной системе, а перестройка сквозного процесса от заказа перевозки до приемки и оплаты.

Компания КОНЦЕПТ может помочь провести аудит текущей схемы работы, определить роли подразделений, выбрать подходящий вариант подключения, интегрировать ЭТрН с учетной системой предприятия, настроить электронные подписи и машиночитаемые доверенности, провести пилотный запуск и обучить сотрудников.

Такой подход позволяет перейти к обязательному формату без остановки отгрузок и одновременно получить практический эффект от цифровизации: меньше ручных операций, быстрее закрытие перевозок и выше прозрачность логистики.

Вывод

С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится инфраструктурным стандартом российского рынка грузоперевозок. Бумажная накладная сохраняется только для специально установленных исключений.

Для бизнеса это одновременно требование закона и возможность изменить устаревшие процессы. Предприятия, которые заранее интегрируют ЭТрН в логистику, складской учет и расчеты, получат не только соответствие новым правилам, но и более управляемую цепочку поставок. Те, кто отложит внедрение до последнего момента, столкнутся не столько со штрафами, сколько с задержками отгрузок, незакрытыми документами и риском потерять контрагентов.